DSGVO-Richtlinie

Zavoahouse (im Folgenden „ich“ oder „wir“ genannt) betreibt einen Online-Shop. Diese DSGVO-Richtlinie erläutert die Grundsätze, Zwecke und Grundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Rechte betroffener Personen.

1. Geltungsbereich der DSGVO-Richtlinie

Diese DSGVO-Richtlinie gilt für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website und den darüber angebotenen Leistungen verarbeitet werden.

Dies umfasst insbesondere:

• den Besuch und die Nutzung der Website

• die Produktsuche und Produktauswahl

• die Aufgabe und Bearbeitung einer Bestellung

• die Zahlungsabwicklung

• die Lieferung und Sendungsverfolgung

• Rückgaben, Umtausch und Rückerstattungen

• Anfragen an den Kundenservice

• die Anmeldung zum Newsletter

• die Verwaltung von Cookie-Einstellungen

• den Schutz und die technische Funktionsfähigkeit der Website

Personenbezogene Daten sind Informationen, die einer bestimmten oder bestimmbaren Person zugeordnet werden können.

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach folgenden Grundsätzen:

• Daten werden auf nachvollziehbare und transparente Weise verarbeitet.

• Daten werden nur für eindeutig festgelegte Zwecke erhoben.

• Es werden nur solche Daten verarbeitet, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

• Unrichtige oder unvollständige Daten werden nach einer entsprechenden Mitteilung berichtigt oder ergänzt.

• Daten werden nicht länger gespeichert, als es für den Verarbeitungszweck oder verbindliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

• Daten werden durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen geschützt.

• Zugriffsberechtigungen werden auf den erforderlichen Umfang beschränkt.

• Erteilte Einwilligungen werden dokumentiert und können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Ändert sich der ursprüngliche Verarbeitungszweck, prüfen wir vor einer weiteren Verwendung, ob eine geeignete Grundlage für die neue Verarbeitung besteht.

3. Verarbeitete Daten und Verwendungszwecke

Abhängig von der Nutzung unserer Website können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname

• Rechnungsadresse

• Lieferadresse

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer【optional】

• Bestellnummer

• bestellte Produkte und Bestellmenge

• Zahlungsart, Zahlungsstatus und Transaktionsreferenz

• Versand- und Zustellinformationen

• Rückgabe-, Umtausch- und Rückerstattungsinformationen

• Inhalte von Kundenserviceanfragen

• IP-Adresse

• Browsertyp

• Geräteart

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• Cookie-Kennungen

• Cookie- und Einwilligungseinstellungen

Diese Daten können für folgende Zwecke verwendet werden:

• Prüfung und Bearbeitung von Bestellungen

• Zuordnung und Bestätigung von Zahlungen

• Vorbereitung und Versand bestellter Produkte

• Bereitstellung der Sendungsverfolgung

• Bearbeitung von Rückgaben, Umtausch und Rückerstattungen

• Beantwortung von Kundenanfragen

• Bereitstellung grundlegender Websitefunktionen

• Speicherung des Warenkorbs

• Erkennung technischer Fehler

• Schutz vor unbefugten oder missbräuchlichen Zugriffen

• Verwaltung erteilter Einwilligungen

• Versand eines Newsletters nach vorheriger Einwilligung

• Erfüllung von Steuer-, Buchhaltungs-, Dokumentations- und Nachweispflichten

Wir erheben nur Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder freiwillig bereitgestellt werden.

4. Grundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt abhängig vom jeweiligen Zweck auf einer der folgenden Grundlagen:

• Vertragserfüllung: Wir verarbeiten die für die Bestellung erforderlichen Daten, um den Kauf abzuwickeln, Zahlungen zuzuordnen, Produkte zu versenden und die damit verbundenen Leistungen bereitzustellen. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

• Einwilligung: Nicht erforderliche Cookies, Newsletter und vergleichbare freiwillige Funktionen werden nur verwendet, wenn zuvor eine Einwilligung erteilt wurde. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

• Erfüllung verbindlicher Verpflichtungen: Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen können für Steuer-, Buchhaltungs-, Dokumentations- und Nachweiszwecke verarbeitet und gespeichert werden. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

• Berechtigte Interessen: Erforderliche technische Daten können verarbeitet werden, um die Website sicher und funktionsfähig zu betreiben, Fehler zu erkennen, die Bedienbarkeit zu verbessern und betrügerische Handlungen zu verhindern. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Beruht eine Verarbeitung auf berechtigten Interessen, berücksichtigen wir die möglichen Auswirkungen auf die Rechte und Interessen der betroffenen Personen.

Ist die Bereitstellung bestimmter Daten für die Bearbeitung einer Bestellung erforderlich, kann die Bestellung ohne diese Daten möglicherweise nicht vollständig durchgeführt werden.

5. Einwilligung und Widerruf

Eine Einwilligung wird freiwillig und für einen klar beschriebenen Zweck erteilt.

Vor der Erteilung einer Einwilligung informieren wir insbesondere über:

• den vorgesehenen Verwendungszweck

• die betroffenen Daten

• die Möglichkeit, die Einwilligung abzulehnen

• die Möglichkeit eines späteren Widerrufs

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Der Widerruf berührt nicht die Verarbeitung, die vor dem Widerruf auf Grundlage der zuvor erteilten Einwilligung erfolgt ist.

Cookie-Einwilligungen können über die Cookie-Einstellungen geändert oder widerrufen werden. Eine Newsletter-Einwilligung kann über die dort bereitgestellte Abmeldefunktion oder durch eine Nachricht an unsere Kundenservice-E-Mail-Adresse widerrufen werden.

Nach einem wirksamen Widerruf stellen wir die betreffende Verarbeitung ein, sofern keine andere Grundlage für die weitere Verarbeitung oder Speicherung besteht.

6. Weitergabe und weisungsgebundene Verarbeitung

Personenbezogene Daten können weitergegeben werden, soweit dies für die Bearbeitung einer Bestellung, die Bereitstellung der Website oder die Erfüllung verbindlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere Dienstleister aus folgenden Bereichen sein:

• Zahlungsabwicklung

• Versand und Zustellung

• Sendungsverfolgung

• technischer Betrieb der Website

• Datenspeicherung und Datensicherung

• Kundenservice

• Buchhaltung und Dokumentation

• Erkennung und Verhinderung betrügerischer Handlungen

Es werden nur diejenigen Daten bereitgestellt, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.

Soweit Dienstleister Daten nach unseren Vorgaben verarbeiten, dürfen sie diese nur für die vereinbarten Zwecke und innerhalb der erteilten Weisungen verwenden.

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft.

Eine darüber hinausgehende Offenlegung erfolgt nur, wenn:

• die betroffene Person eingewilligt hat

• sie für die Bearbeitung einer Bestellung erforderlich ist

• eine verbindliche Verpflichtung zur Offenlegung besteht

• sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen erforderlich ist

• sie zum Schutz der Website oder betroffener Personen erforderlich ist

7. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck benötigt werden.

Bei der Bestimmung der Speicherdauer berücksichtigen wir insbesondere:

• den Bearbeitungsstatus einer Bestellung

• offene Zahlungs- oder Zustellvorgänge

• laufende Rückgabe-, Umtausch- oder Rückerstattungsverfahren

• noch nicht abgeschlossene Kundenserviceanfragen

• erforderliche Steuer-, Buchhaltungs- und Dokumentationsfristen

• erforderliche Nachweise über erteilte oder widerrufene Einwilligungen

• die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen

• die Erkennung und Abwehr missbräuchlicher Handlungen

Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsdaten werden für die Dauer der Bestellabwicklung und der erforderlichen Aufbewahrung gespeichert.

Newsletterdaten werden bis zur Abmeldung oder bis zum Widerruf der Einwilligung für diesen Zweck verwendet.

Cookie-Daten werden abhängig von ihrer Funktion entweder nach Ende der Browsersitzung gelöscht oder für einen begrenzten Zeitraum gespeichert.

Entfällt der Verarbeitungszweck und besteht kein weiterer Speichergrund, werden die Daten gelöscht oder so verändert, dass sie keiner bestimmten Person mehr zugeordnet werden können.

8. Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugter Veränderung, unzulässiger Offenlegung und unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Zu diesen Maßnahmen können insbesondere gehören:

• verschlüsselte Datenübertragung zwischen Browser und Website

• Zugangskontrollen für Systeme, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden

• rollenbasierte Berechtigungen

• Beschränkung des Datenzugriffs auf erforderliche Personen

• sichere Authentifizierungsverfahren

• regelmäßige Sicherheitsaktualisierungen

• Behebung bekannter Sicherheitslücken

• regelmäßige Datensicherungen

• Verfahren zur Wiederherstellung benötigter Daten

• Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe und Änderungen

• Erkennung ungewöhnlicher Zugriffs- oder Anmeldeversuche

• interne Vorgaben zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten

• Verfahren zur Erkennung, Prüfung und Bearbeitung von Sicherheitsvorfällen

• regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen

Die konkreten Maßnahmen werden unter Berücksichtigung der Art der verarbeiteten Daten, des Verarbeitungszwecks und der bestehenden Risiken ausgewählt.

Trotz angemessener Schutzmaßnahmen kann eine vollständige Sicherheit elektronischer Datenübertragungen und Datenspeicherungen nicht zugesichert werden.

Wird ein Sicherheitsvorfall festgestellt, prüfen und dokumentieren wir den Vorgang und treffen die erforderlichen Maßnahmen zur Begrenzung möglicher Auswirkungen.

9. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben abhängig von den jeweiligen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten

• Recht auf Erhalt einer Kopie der verarbeiteten Daten

• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten

• Recht auf Ergänzung unvollständiger Daten

• Recht auf Löschung personenbezogener Daten

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

• Recht auf Datenübertragbarkeit

• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen

• Recht auf Widerruf einer Einwilligung

• Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Das Recht auf Löschung besteht nicht uneingeschränkt. Daten können weiterhin gespeichert werden, wenn sie für folgende Zwecke erforderlich sind:

• Bearbeitung einer laufenden Bestellung

• Bearbeitung einer Rückgabe, eines Umtauschs oder einer Rückerstattung

• Erfüllung verbindlicher Aufbewahrungspflichten

• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen

• Schutz vor betrügerischen oder missbräuchlichen Handlungen

Zur Ausübung der Rechte kann eine Anfrage an unsere Kundenservice-E-Mail-Adresse gesendet werden.

Zum Schutz personenbezogener Daten können wir geeignete Angaben anfordern, um die Identität der anfragenden Person und die Zuordnung der betroffenen Daten zu bestätigen.

Wir bearbeiten Anfragen ohne unangemessene Verzögerung und informieren über das Ergebnis, erforderliche weitere Angaben oder bestehende Einschränkungen.

10. Widerspruch gegen die Verarbeitung

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeitet werden, kann die betroffene Person aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Nach Eingang des Widerspruchs prüfen wir, ob zwingende Gründe für die Fortsetzung der Verarbeitung bestehen.

Bestehen keine vorrangigen Gründe und werden die Daten nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen benötigt, wird die betreffende Verarbeitung eingestellt.

Der Verwendung von Kontaktdaten für den Newsletter kann jederzeit widersprochen werden. Nach Eingang des Widerspruchs verwenden wir die betroffenen Daten nicht mehr für diesen Zweck.

11. Datenschutzerklärung

Ergänzende Informationen über die erhobenen Daten, Verwendungszwecke, Speicherdauer und Kontaktmöglichkeiten enthält unsere Datenschutzerklärung.

Die Datenschutzerklärung und diese DSGVO-Richtlinie sind gemeinsam zu berücksichtigen. Bei einer Aktualisierung werden die auf der Website veröffentlichten Fassungen zugrunde gelegt.

12. Cookie-Richtlinie

Cookies, die für grundlegende Websitefunktionen erforderlich sind, können eingesetzt werden, soweit dies für die vom Nutzer angeforderten Funktionen notwendig ist.

Nicht erforderliche Cookies werden erst verwendet, nachdem der Nutzer über ihren Zweck informiert wurde und eingewilligt hat.

Die Cookie-Auswahl kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen geändert werden.

Weitere Informationen zu Cookie-Kategorien, Zwecken, Speicherdauer und Widerrufsmöglichkeiten enthält unsere Cookie-Richtlinie.

13. Änderungen dieser DSGVO-Richtlinie

Wir können diese DSGVO-Richtlinie anpassen, wenn sich unsere Datenverarbeitung, die angebotenen Websitefunktionen oder verbindliche Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website veröffentlicht.

Änderungen gelten ab dem auf der Website angegebenen Aktualisierungszeitpunkt. Soweit für eine neue Verarbeitung eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese vor Beginn der betreffenden Verarbeitung eingeholt.

14. Kontakt

Bei Fragen zu dieser DSGVO-Richtlinie, zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Ausübung der Datenschutzrechte können Sie uns über die folgenden Kontaktdaten erreichen:

Kontaktadresse: SHIRATORIDAI 51-7, LÖWENGARTEN AOBA 607, YOKOHAMA-SHI AOBA-KU, PRÄFEKTUR KANAGAWA, 227-0054, JAPAN

Kundentelefon: +81 (802) 727 17 65

Kundenservice-E-Mail: askus@zavoahouse.com

Online-Servicezeiten: Montag bis Freitag, 8:30 bis 12:00 Uhr und 14:00 bis 17:30 Uhr (Mitteleuropäische Zeit, CET)